Vertrauensarbeitszeit in Deutschland: Definition, Regeln, Zeiterfassung & Umsetzung

Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible Arbeitszeitmodelle, um den unterschiedlichen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden. Eines dieser Modelle ist die Vertrauensarbeitszeit, bei der Beschäftigte einen großen Freiraum bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten erhalten.

Doch ist Vertrauensarbeitszeit angesichts der gesetzlichen Zeiterfassungspflicht in Deutschland überhaupt noch möglich?

Kurz gesagt: Vertrauensarbeitszeit ist in Deutschland weiterhin möglich. Arbeitgeber müssen jedoch sicherstellen, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Das Modell bedeutet also nicht “keine Zeiterfassung”, sondern flexible Arbeitszeitgestaltung mit verlässlicher Dokumentation.

1. Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem Beschäftigte ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit selbstständig und eigenverantwortlich einteilen.

Sie als Arbeitgeber vertrauen darauf, dass Ihre Mitarbeiter ihre vereinbarten Ziele und Aufgaben in einem festgelegten Zeitraum erfüllen. Und dies, ohne dass Sie mit den Arbeitnehmern konkrete Vorgaben zur genauen Lage der Arbeitszeit vereinbaren.

Das heißt: Beschäftigte können selbst über Beginn, Ende sowie Verteilung ihrer Arbeitszeit entscheiden. Sie können also zum Beispiel an einem Arbeitstag von 6 bis 15 Uhr oder von 11 bis 20 Uhr arbeiten.

Die Mitarbeiter müssen jedoch eigenverantwortlich darauf achten, dass sie die im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitsstunden pro Woche oder Monat und auch die gesetzlichen Vorgaben zu Pausen und Ruhezeiten einhalten.

2. Ist Vertrauensarbeitszeit in Deutschland noch erlaubt?

Zusätzlich müssen Sie als Arbeitgeber eine Zielvereinbarung mit dem Mitarbeiter schriftlich festhalten. Darin sollten die Ziele oder Aufgaben, die der Arbeitnehmer erfüllen muss, klar definiert und genau formuliert sein. Außerdem sollte ein konkretes Zeitfenster festgelegt werden, innerhalb dessen diese Leistungen erbracht werden müssen.

3. Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung: Was gilt aktuell?

Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass Arbeitszeiten gar nicht mehr dokumentiert werden. Ganz im Gegenteil: Auch bei diesem flexiblen Modell sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Klar ist: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit.

Das bedeutet aber nicht das Ende der Vertrauensarbeitszeit.

Beschäftigte erledigen ihre vereinbarten Aufgaben, während sie weiterhin ihre Arbeitszeiten selbstbestimmt und flexibel gestalten. Zusätzlich zeichnen sie fortan Beginn, Ende und Dauer ihrer Arbeitszeiten lückenlos auf.

Die wichtigsten Fragen zur Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit im Überblick:

Frage	Antwort
Muss die Arbeitszeit bei Vertrauensarbeitszeit erfasst werden?	Ja, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden.
Wer muss die Arbeitszeiten erfassen?	Der Arbeitgeber kann die Zeiterfassung an die Mitarbeiter delegieren.
Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?	Der Arbeitgeber bleibt für die Zeiterfassung verantwortlich.

4. Gesetzliche Grenzen: Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten

Auch bei der Vertrauensarbeitszeit müssen die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eingehalten werden.

Für Arbeitnehmer gelten folgende gesetzliche Vorgaben:

• Die tägliche Höchstarbeitszeit der Arbeitnehmer darf 8 Stunden nicht überschreiten. Diese kann vorübergehend auf bis zu 10 Stunden pro Tag verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Monaten ein Durchschnitt von 8 Stunden pro Tag eingehalten wird. Zudem darf die wöchentliche Höchstarbeitszeit 48 Stunden im Durchschnitt nicht überschreiten.
• Nach 6 Stunden Arbeit steht den Beschäftigten eine Pause von mindestens 30 Minuten zu.
• Nach 9 Stunden Arbeit muss eine Pause von mindestens 45 Minuten gemacht werden.
• Zwischen 2 Arbeitstagen haben Arbeitnehmer das Recht auf mindestens 11 Stunden Ruhezeit.

5. Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit

Auch bei Vertrauensarbeitszeit können Überstunden entstehen. Nach § 16 Arbeitszeitgesetz müssen Sie als Arbeitgeber jene Arbeitszeiten der Mitarbeiter dokumentieren, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehen.

Dabei ist es Ihnen freigestellt, die Aufzeichnungspflicht an die Mitarbeiter zu übertragen – unter der Voraussetzung, dass regelmäßige, stichprobenartige Kontrollen stattfinden.

Wie die entsprechenden Überstunden der Arbeitnehmer bei der Vertrauensarbeitszeit korrekt erfasst werden und ob ein Überstundenabbau in Zeitausgleich möglich ist, sollte vor der Einführung des Arbeitszeitmodells konkret geregelt werden.

Möglich ist z. B. die Führung eines Arbeitszeitkontos. Auf diesem werden die Arbeitszeiten sowie die Überstunden und Minusstunden der Beschäftigten genau aufgezeichnet. Die Mitarbeiter können etwaiges Zeitguthaben oder Zeitschulden dann zu einem späteren Zeitpunkt einfach wieder ausgleichen.

6. Für wen eignet sich Vertrauensarbeitszeit?

Eine zentrale Voraussetzung zur erfolgreichen Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit ist das gegenseitige Vertrauen zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihren Arbeitnehmern. 

Beide Seiten müssen dafür persönlich qualifiziert sein und über die notwendigen Kompetenzen verfügen. So sollten Ihre Mitarbeiter ein hohes Maß an Eigenverantwortung und die Fähigkeit zur Selbstorganisation aufweisen. Bei Ihnen als Vorgesetzter werden hingegen Führungsqualitäten, Vertrauensfähigkeit und die Kompetenz vorausgesetzt, realistische Zielvereinbarungen festzulegen. 

Dies stellt sicher, dass Beschäftigte ihre Aufgaben tatsächlich in der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit erfüllen können, ohne dass es zu übermäßiger Arbeit oder zu mangelnder Auslastung kommt.

6.1. Diese Jobs sind für Vertrauensarbeitszeit gut geeignet

Es lassen sich nicht alle Jobs mit Vertrauensarbeitszeit gut vereinbaren. Dies gilt vor allem für Tätigkeiten, die an fixe Öffnungszeiten gebunden sind oder direkten Kundenkontakt voraussetzen.

Vertrauensarbeitszeit ist hingegen für jene Berufe geeignet, bei denen keine zeitlich bestimmte Anwesenheitspflicht gilt und die keinen festen Kundenkontakt haben. 

Dazu zählen zum Beispiel:

• Kreative Berufe, wie Grafikdesigner oder Künstler
• Journalisten oder Texter in der Redaktion bzw. in Agenturen
• Software-Entwickler und IT-Spezialisten
• Projektmanager
• Mitarbeiter im Außendienst
• Beschäftigte in der Forschung und Entwicklung

7. Vorteile und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

8. Vertrauensarbeitszeit rechtssicher einführen: Checkliste

Damit die Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit in Ihrem Unternehmen gelingt, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Bestimmte Berufe: Nicht jede Position ist für Vertrauensarbeitszeit geeignet. Das Modell lässt sich vor allem mit Berufen ohne feste Anwesenheitspflicht oder Kundenkontakt vereinbaren.
• Selbstorganisation der Arbeitnehmer: Mitarbeiter müssen sich gut strukturieren und eigenverantwortlich arbeiten können.
• Regelmäßige Abstimmungen: Trotz Flexibilität sollten regelmäßige Abstimmungen stattfinden, um den Projektfortschritt zu besprechen.
• Arbeitszeiterfassung: Auch bei der Vertrauensarbeitszeit müssen geleistete Arbeitszeiten erfasst werden.

9. So unterstützt Sie timr bei der Vertrauensarbeitszeit ohne Kontrollgefühl

timr hilft Unternehmen dabei, Vertrauensarbeitszeit gesetzeskonform umzusetzen, ohne das Modell in ein Kontrollinstrument zu verwandeln.

10. Häufig gestellte Fragen zur Vertrauensarbeitszeit

Ist Vertrauensarbeitszeit in Deutschland noch erlaubt?

Ja, Vertrauensarbeitszeit ist in Deutschland weiterhin erlaubt. Die Urteile des EuGH (2019) und des BAG (2022) zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung in Deutschland schließen das Modell nicht aus.

Solange die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten und die Arbeitszeiten täglich dokumentiert werden, können Sie Vertrauensarbeitszeit schriftlich mit Ihren Arbeitnehmern vereinbaren.

Muss bei Vertrauensarbeitszeit die Arbeitszeit erfasst werden?

Ja, auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden.

Wer ist für die Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit verantwortlich?

Der Arbeitgeber bleibt grundsätzlich für die Zeiterfassung verantwortlich. Er kann die Aufzeichnung zwar an die Mitarbeiter übertragen, muss aber sicherstellen, dass regelmäßige stichprobenartige Kontrollen stattfinden.

Können bei Vertrauensarbeitszeit Überstunden entstehen?

Ja, auch bei Vertrauensarbeitszeit können Überstunden entstehen. Unternehmen sollten deshalb vorab regeln, wann Überstunden als angeordnet oder geduldet gelten und wie sie dokumentiert und ausgeglichen werden.

Ist Vertrauensarbeitszeit das Gleiche wie Gleitzeit?

Nein, Vertrauensarbeitszeit ist nicht das Gleiche wie Gleitzeit. Bei beiden handelt es sich zwar um ein flexibles Arbeitszeitmodell. Aber sie unterscheiden sich in ihrer jeweiligen Ausgestaltung:

Kriterium	Vertrauensarbeitszeit	Gleitzeit
Fokus	Ergebnis und Eigenverantwortung	Flexible Lage der Arbeitszeit innerhalb eines Rahmens
Kernarbeitszeit	Eher untypisch	Häufig vorhanden
Zeiterfassung	Gesetzlich verpflichtend	Gesetzlich verpflichtend
Arbeitszeitkonto	Optional	Häufig zentraler Bestandteil
Geeignet für	Vor allem für Berufe ohne feste Anwesenheitspflicht oder Kundenkontakt	Breitere Einsatzbereiche

Wie passen Vertrauensarbeitszeit und Kernarbeitszeit zusammen?

Eigentlich schließen sich Vertrauensarbeitszeit und Kernarbeitszeit gegenseitig aus. Denn bei der Vertrauensarbeitszeit können Mitarbeiter frei entscheiden, wann sie ihre Arbeit erledigen.

Eine feste Anwesenheitspflicht, wie sie die Kernarbeitszeit vorsieht, widerspricht diesem Prinzip.

Allerdings können Sie als Arbeitgeber einen Zeitkorridor angeben. Das heißt: Mitarbeiter dürfen ihre Arbeitszeit innerhalb des festgelegten Zeitkorridors frei gestalten – z. B. Montag bis Freitag von 6 Uhr bis 21 Uhr.

Für welche Unternehmen eignet sich Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit eignet sich vor allem für Unternehmen, in denen Mitarbeiter ohne feste Anwesenheitspflicht oder direkten Kundenkontakt arbeiten (z. B. im Projektmanagement oder in der Forschung und Entwicklung).

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Vertrauensarbeitszeit?

Ja, nach § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, was die Arbeitszeiten bei Vertrauensarbeitszeit betrifft. Demnach darf dieser folgendes mitbestimmen:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Pausenregelung
• Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage
• Vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung der betrieblichen Arbeitszeit