Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen werden

Die Definition von Arbeitszeiterfassung
Warum eine Arbeitszeiterfassung für Unternehmen wichtig ist
Die gesetzlichen Anforderungen und Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2024
Mehrwert eines professionellen Zeiterfassungssystems
Welche Methoden Sie zur Arbeitszeiterfassung nutzen können
Infos zu Datenschutz und Zeiterfassung

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung bezeichnet das Verfahren, mit dem die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmern in einem Unternehmen systematisch erfasst und dokumentiert wird. Auch Pausen, Ruhezeiten, Überstunden und spezielle Arbeitszeitregelung müssen dabei entsprechend festgehalten werden. Die Arbeitszeiterfassung ist somit ein essenzieller Bestandteil der Personaladministration.

Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

In Deutschland besteht schon jetzt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit erfüllt aber noch viele weitere wichtige Funktionen:

Sie liefert einen Überblick über alle geleisteten Arbeitszeiten und hilft bei der Planung und Organisation von betrieblichen Abläufen und Budgeterstellun.
Sie dient zur Kontrolle der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, wie zB gesetzliche Pausen, Höchstarbeitszeitgrenzen oder Ruhezeiten.
Auf Basis des Stundennachweises wird das Entgelt der Mitarbeiter berechnet und ausbezahlt.
Mit einer Arbeitsfassung wird auch sichergestellt, dass Überstunden korrekt aufgezeichnet und abgerechnet werden.

Die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung: Arbeitszeiterfassungspflicht 2024

Das Arbeitszeitgesetz in Deutschland regelt u.a. Höchstarbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten und Überstunden. Eine Pflicht zur täglichen Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit findet sich darin noch nicht. Das wird sich jedoch schon sehr bald ändern, denn schon jetzt gilt eine umfassende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Folgend haben wir für Sie kurz und kompakt die aktuelle Lage zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland zusammengefasst.

Bis 2019: keine allgemeine Aufzeichnungspflicht der gesamten Arbeitszeit

Bis 2019 waren Arbeitgeber in Deutschland nur verpflichtet, Überstunden und Arbeitsstunden an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen.

Daneben bestand eine Aufzeichnungspflicht für die gesamte Arbeitszeit (Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen) lediglich für bestimmte Wirtschaftszweige, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz fielen (z.B. Baugewerbe) oder für Arbeitnehmer in Minijobs, für die der §17 Mindestlohngesetz Anwendung fand.

2019: EuGH-Urteil schreibt verpflichtende Arbeitszeiterfassung vor

Das EuGH-Urteil in einem Satz:
Am 14. Mai 2019 hat der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber EU-weit verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos mit einem verlässlichen, objektiven und für Mitarbeiter zugänglichen Arbeitszeiterfassungssystem zu erfassen.

Somit wurde die Arbeitszeiterfassung für alle EU-Mitgliedstaaten zur Pflicht. Gemäß diesem Urteil müssen die einzelnen Mitgliedsstaaten folglich entsprechende nationale Gesetze erlassen, um dieser Verpflichtung nachzukommen.

Einige Länder, wie zum Beispiel Österreich, haben bereits lange vor diesem EuGH Urteil entsprechende nationale Gesetze verabschiedet und erfüllen somit schon lange die Anforderungen der EU.

In Deutschland war das jedoch nicht der Fall.

2022: Urteil des Bundesarbeitsgericht (BAG) – Pflicht zur Zeiterfassung für deutsche Arbeitgeber eindeutig festgestellt

Drei Jahre nach dem EuGH Urteil ist das BAG im September 2022 schließlich der EU-Gesetzgebung gefolgt. Somit sind alle deutschen Arbeitgeber unmissverständlich zur umfassenden Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Das BAG-Urteil lieferte jedoch keine konkreten Details zur Ausgestaltung.

2023: Referentenentwurf des Bundesarbeitsministers – Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung

Im April 2023 wurde der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vorgestellt, der die konkreten Details dazu enthält, wie das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst werden soll.

Der Entwurf beinhaltet eine drastische Änderung für Arbeitgeber: die tägliche und elektronische Erfassung der gesamten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Übergangsfristen und wenige Ausnahmen sind zwar vorgesehen.Viele Fragen bleiben jedoch noch offen.

Ursprünglich wurde erwartet, dass sich die Politik zügig einigt und das entsprechende Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht noch im Jahr 2023 in Kraft treten würde. Diese Erwartung wurde jedoch nicht erfüllt. Der Entwurf liegt noch immer der Bundesregierung zur Begutachtung vor.

2024: Entscheidung über Referentenentwurf frühestens im 2. Quartal

Mit Spannung erwarten Experten nun frühestens im zweiten Quartal 2024 konkrete Ergebnisse. Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung scheint jedoch fix zu sein.

Welchen Mehrwert können Unternehmen mit der Einführung einer Zeiterfassung generieren?

Einhaltung Gesetze und Compliance

Die Erfüllung der Arbeitszeiterfassungspflicht und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Arbeitszeitgesetze ist für Arbeitgeber von größter Bedeutung. Durch die systematische Erfassung der Arbeitszeiten hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeitgrenzen zu überprüfen. Zudem kann er kontrollieren, ob sich die Mitarbeiter an die Vereinbarungen im Arbeitsvertrag halten und ihre Arbeitszeitmodelle einhalten. Auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht lässt sich mit einem Zeiterfassungssystem leichter erfüllen. Dies schützt Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor rechtlichen Konsequenzen, die häufig mit hohen Bußgeldern und Nachzahlungen einhergehen.

H2: Korrekte Überstunden und Lohnabrechnung

Die richtige Dokumentation der Arbeitszeit ist unerlässlich für eine exakte Lohnabrechnung. Die Stundennachweise sind Basis für die Berechnung von Löhnen, Gehältern und Überstunden und gewährleisten, dass Mitarbeiter für ihre geleisteten Arbeitsstunden korrekt bezahlt werden.

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Kosteneinsparung durch Automatisierung

Mit einer professionellen, digitalen Arbeitszeiterfassung wird die Zeitwirtschaft und Verwaltung von Arbeitszeiten drastisch erleichtert, da vieles automatisch geschieht. Der administrative Aufwand kann somit um ein Vielfaches dauerhaft reduziert werden.

Transparenz und Fairness

Mit einer Zeiterfassung bekommen Sie und Ihre Mitarbeiter einen transparenten Einblick in alle geleisteten Arbeitsstunden. Moderne Software Lösungen wie timr verfügen zusätzlich über eine papierlose, digitale Urlaubsverwaltung. So haben Ihre Mitarbeiter ihren Zeitsaldo und Urlaubsstand jederzeit selbst im Blick.

Unser Tipp: Mit der Einführung einer Arbeitszeiterfassung sollte jedoch auf keinen Fall der Eindruck bei Ihren Mitarbeitern entstehen, dass diese kontrolliert werden. Vielmehr sollten Sie Ihren Mitarbeitern klarmachen, dass auch diese davon profitieren, weil sie jederzeit Einblick in ihr Arbeitszeit- und Urlaubskonto haben und dadurch eine korrekte Lohnabrechnung sichergestellt wird!

Steigerung der Effizienz und Produktivität

Mit der genauen Aufzeichnung der Arbeitszeit können Sie Engpässe leichter identifizieren, Ressourcen effektiver planen und sicherstellen, dass Mitarbeiter in effizienter Weise arbeiten.

Zuordnung von Zeiten zu Projekten und Tätigkeiten

Viele Unternehmen benötigen eine Zeiterfassung auch deshalb, weil sie die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter bestimmten Projekten oder Kunden zuordnen müssen. timr bietet neben der reinen Arbeitszeiterfassung auch ein extra Modul zur Projektzeiterfassung an, damit die externe Leistungsabrechnung kein lästiger Zeitfresser mehr ist.

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Kinderleichte Anlage von internen und externen Projekten und Tätigkeiten, auf die die geleisteten Zeiten verbucht werden. Zusätzlich mit Hinterlegung von Budgets und Stundensätzen.

Genauere Budgetierung von Personalkosten und Forecasts

Mit einer Arbeitszeiterfassung können Sie Personalkosten viel genauer abschätzen und in Ihre Jahresbudgetplanung mit aufnehmen.

Diese Methoden stehen Ihnen für die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung

Für die Zeiterfassung stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung – vom handgeschriebenen Papierzettel bis hin zu fortschrittlichen Softwarelösungen, die eine Automatisierung und Integration in andere Geschäftsprozesse ermöglichen.

Machen Sie sich selbst ein Bild darüber, welche Methode am besten zu Ihren Anforderungen passt – wir haben folgend eine Übersicht über die gängigsten Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit zusammengestellt.

Stundenzettel per Papier
Der klassische Stundenzettel ist die herkömmliche Art der Arbeitszeiterfassung. Im Grunde handelt es sich um eine analoge Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers, die handschriftlich am Papier geführt wird. Notiert werden müssen täglich zumindest der Beginn und das Ende der Arbeitszeit, Überstunden und alle Pausenzeiten.Aktuell erfüllen Sie auch mit einem handschriftlichen Stundenzettel die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Mit der elektronischen Aufzeichnungspflicht wird diese Methode jedoch für viele Unternehmen bald der Vergangenheit angehören.

Mit unserer Vorlage erfassen Sie Arbeitszeiten ganz einfach und kostenlos!

Hier gehts zum Download – dann weiter zum Beitrag der Vorlage – dann aber Download nur mit Kontaktdaten

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Excel-Tabelle
Vor allem kleinere Unternehmen nutzen gerne noch zur Arbeitszeiterfassung in Excel Tabellen oder andere elektronisch geführte Listen.
Nachteile dieser Methode sind, dass die Arbeitszeiterfassung in Excel bei der Dateneingabe fehleranfällig. Mit steigender Betriebsgröße wird diese Methode zudem sehr unübersichtlich und ist dann mit einem sehr hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Auch ist eine Manipulation der Arbeitszeiten seitens der Mitarbeitenden oder des Arbeitgebers leicht möglich und nur schwer nachzuvollziehen.

Folgendes in Spalten darstellen (nicht Tabelle)

Stundenzettel per Papier Der klassische Stundenzettel ist die herkömmliche Art der Arbeitszeiterfassung. Im Grunde handelt es sich um eine analoge Liste aller Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers, die handschriftlich am Papier geführt wird. Notiert werden müssen täglich zumindest der Beginn und das Ende der Arbeitszeit, Überstunden und alle Pausenzeiten.Aktuell erfüllen Sie auch mit einem handschriftlichen Stundenzettel die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Mit der elektronischen Aufzeichnungspflicht wird diese Methode jedoch für viele Unternehmen bald der Vergangenheit angehören.	Mit unserer Vorlage erfassen Sie Arbeitszeiten ganz einfach und kostenlos! Hier gehts zum Download – dann weiter zum Beitrag der Vorlage – dann aber Download nur mit Kontaktdaten Vorschau mit Bild der Vorlage klein einblenden
Excel-Tabelle Vor allem kleinere Unternehmen nutzen gerne noch zur Arbeitszeiterfassung in Excel Tabellen oder andere elektronisch geführte Listen. Nachteile dieser Methode sind, dass die Arbeitszeiterfassung in Excel bei der Dateneingabe fehleranfällig. Mit steigender Betriebsgröße wird diese Methode zudem sehr unübersichtlich und ist dann mit einem sehr hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Auch ist eine Manipulation der Arbeitszeiten seitens der Mitarbeitenden oder des Arbeitgebers leicht möglich und nur schwer nachzuvollziehen.	Erfassen Sie mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage Ihre Arbeitszeit mühelos! Hier gehts zum Download Und wieder Vorschau mit Bild klein einblenden
Stempeluhr bzw. Stechuhr Traditionelle Stechuhren erfüllen zwar ihren Zweck, gelten aber als überholt.
Stationäres Terminal Eine weitere Möglichkeit stellen eine mobile Stempeluhr oder ein Zeiterfassungsterminal dar. Diese sind quasi die Weiterentwicklung der klassischen Stechuhr. Als mobile Stempeluhr kann beispielsweise ein Barcodescanner dienen. Ein fester Terminal kann etwa mit Chip, Fingerprint oder auch biometrischem Scan verwendet werden. Klassische, analoge Stempeluhren werden aufgrund der bevorstehenden elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht auch bald Geschichte sein.	Sie brauchen eine moderne Stempeluhr oder ein Zeiterfassungsterminal? Wir haben die Lösung! Vorschau mit Bild und Link – informieren Sie sich jetzt!
Digitale Zeiterfassung Davon spricht man, wenn man eine Software für Arbeitszeiterfassung in Kombination mit elektronischen Geräten nutzt.Dies bietet zahlreiche Vorteile. Beispielsweise ermöglicht sie eine effiziente und präzise Verfolgung und Verwaltung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Sie verbessert die Effizienz, minimiert menschliche Fehler, fördert Transparenz und bietet viele automatische Funktionen und Auswertungen auf Knopfdruck.Eine spezielle Software erlaubt es den Mitarbeitern in der Regel nicht nur ihre Arbeitszeiten unkompliziert zu erfassen, sondern auch ihre Zeiten zu Projekten und Aufgaben zuzuordnen. Darüber hinaus können ohne viel Aufwand Berichte und Auswertungen über Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstage usw. mit wenigen Mausklicks generiert werden. Oftmals gibt es auch eigene Module zur Urlaubsverwaltung und zum Abwesenheitsmanagement.	Sie suchen eine digitale Zeiterfassung oder möchten sich genauer informieren? Lesen Sie hier, welche Vorteile Ihnen timr bietet und wie einfach sie Ihre Pflicht zur Zeiterfassung erfüllen können! Link zur Landing Page Deutschland
Online am Desktop Eine besondere Form der digitalen Zeiterfassung sind webbasierte Systeme. Diese können über den PC online genutzt werden. Dadurch ist die Arbeitszeiterfassung über das Internet von überall aus möglich, egal ob aus dem Büro, dem Homeoffice oder aus dem Außendienst. Bei sogenannten Webanwendungen müssen die Zeitbuchungen also nicht vom Arbeitsplatz aus vorgenommen werden.Ein weiterer Vorteil dieser Systeme ist die automatische Berechnung der Arbeitszeit und Überstunden sowie die oftmals integrierte Urlaubsverwaltung.Online Zeiterfassungssysteme reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm und stellen für die Betriebe in der Regel eine große Erleichterung dar.
Mobile Apps am Handy Noch einfacher wird die Arbeitszeiterfassung mit Apps, welche die Mitarbeitenden auf ihrem Smartphone nutzen können. So haben die Beschäftigten das Zeiterfassungssystem immer zur Hand. Häufig ist hier eine GPS Positionserfassung ebenfalls möglich. Mobile Apps am Handy sind die ideale Zeiterfassung für alle Beschäftigten im Außendienst, auf Baustellen , auf Dienstreisen oder für jene, die keinen fixen Büroarbeitsplatz haben.	Link zu Infos zu Mobile Apps von timr

Die Auswahl der am besten geeigneten Methode hängt von verschiedenen Anforderungen des Unternehmens ab.

Unsere klare Empfehlung:

Möchte man die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erfüllen und der Digitalisierung nicht hinterherhinken, dann ist eine moderne Software wie timr definitiv die beste Lösung.

CTA: Warum? Weil…

Mit timr der manuelle Buchhungsaufwand minimal ist indem
Zeitbuchungen auf Knopfdruck mit Start-Stopp und intuitiv funktionieren,
rechtliche Überprüfungen automatisiert durchgeführt werden,
Stundenzettel und viele Berichte mit wenigen Mausklicks abrufbar sind.
Ihre gesamte Zeitwirtschaft und Urlaubsverwaltung können Sie dabei problemlos völlig papierlos durchführen und archivieren.
Zudem können Sie und Ihre Mitarbeiter timr als App am Handy (iPhone oder Android) nutzen – damit die Arbeitszeiterfassung auch unabhängig vom Arbeitsort reibungslos funktioniert – zB für Außendienstmitarbeiter oder Dienstreisende.
Und all das unter Einhaltung gesetzlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben!

H2: Datenschutz bei Arbeitszeiterfassung

Auch bei der Zeiterfassung müssen Unternehmen den Datenschutz zu berücksichtigen. Mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde der Schutz von personenbezogenen Daten europaweit normiert. Arbeitszeiten zählen zu den personenbezogenen Daten, die somit besonders schutzwürdig sind. Die Ausgestaltung der konkreten Schutzmaßnahmen hängt dabei von der sogenannten “Datenkategorie” ab. Aus dieser ergibt sich, wie “sensibel” die Daten sind, die Sie speichern und verarbeiten. Dabei gilt der Grundsatz: je sensibler die Daten, desto umfassender sind die zu treffenden Schutzmaßnahmen.

Was schreibt die DSGVO für Arbeitszeiten konkret vor?

Unternehmen müssen lt. DSGVO nachweislich sicherstellen, dass die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter vor unerlaubter Weitergabe und Missbrauch geschützt werden.

Um dies zu gewährleisten, müssen Sie folgende Kontrollprinzipien bei der Auswahl und Nutzung Ihres Zeiterfassungssystem berücksichtigen und implementieren:

Zugangskontrolle: Die Nutzungs- und Zugriffsrechte für Ihr Zeiterfassungssystem sind auf autorisierte Personen zu beschränken.
Weitergabekontrolle: Es muss sichergestellt werden, dass während der Nutzung des Systems kein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Manipulieren der personenbezogenen Arbeitszeitdaten möglich ist.
Eingabekontrolle: Jede Änderung an den erfassten Daten muss nachverfolgbar sein (Revisionssicherheit).
Verfügbarkeitskontrolle: Die erfassten Daten müssen vor Verlust und Beschädigung geschützt werden.
Die Speicherung der Daten zur Arbeitszeiterfassung muss separat von anderen Daten gespeichert und verarbeitet werden. Sie dürfen ohne Zustimmung der Mitarbeiter nicht für andere Zwecke genutzt werden.

Fazit:

Seit dem BAG-Urteil von September 2022 müssen Unternehmen der Arbeitszeiterfassungspflicht nachkommen und alle Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter täglich mit Beginn, Ende, Dauer, Pausenzeiten und Überstunden in einem geeigneten System lückenlos erfassen.Obwohl derzeit noch keine verpflichtende elektronische Zeiterfassung besteht, wird diese bald gesetzlich vorgeschrieben sein. Es ist ratsam, vorausschauend zu handeln und sich bereits jetzt für eine digitale Zeiterfassung wie timr zu entscheiden, die neben den arbeitszeitrechtlichen Anforderungen auch den Datenschutz sicher erfüllt. Die zahlreichen Vorteile einer digitalen Zeiterfassung schaffen dauerhaft einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen!