Abwesenheitsmanagement: So behalten Sie Fehlzeiten im Blick

Solche Fehlzeiten können die betriebliche Planung erheblich beeinflussen. Ein klares und effektives Abwesenheitsmanagement ist daher unerlässlich, um den Überblick zu behalten und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.

1. Was ist Abwesenheitsmanagement?

Das Abwesenheitsmanagement ist eine wesentliche Aufgabe der Personalabteilung eines Unternehmens. Es umfasst alle Prozesse und Maßnahmen, mit denen Unternehmen die Abwesenheiten von Mitarbeitern erfassen, planen und steuern.

Warum ein Mitarbeiter von der Arbeit abwesend ist, kann dabei verschiedene Gründe haben – z. B. wegen Urlaub, Krankheit, Pflege eines nahen Angehörigen oder Weiterbildungen.

2. Wie sind Abwesenheiten gesetzlich geregelt?

Ein effizientes Abwesenheitsmanagement setzt voraus, die gesetzlichen Vorgaben der verschiedenen Abwesenheiten zu kennen. Darüber hinaus können entsprechende Tarifverträge, Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen eigene Vorschriften enthalten.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Abwesenheitsarten es gibt und in welchen Gesetzen sie geregelt sind:

Abwesenheit	Gesetz
Urlaub	Bundesurlaubsgesetz
Sonderurlaub	§ 616 Bürgerliches Gesetzbuch
Betriebsurlaub	§ 7 Bundesurlaubsgesetz
Elternzeit	Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit
Mutterschutz	Mutterschutzgesetz
Krankheit	Entgeltfortzahlungsgesetz
Arbeitsunfall oder Wegeunfall	Entgeltfortzahlungsgesetz
Arztbesuche	§ 616 Bürgerliches Gesetzbuch
Pflege naher Angehöriger	Pflegezeitgesetz
Betreuung erkrankter Kinder	§ 45 Fünftes Sozialgesetzbuch

Für eine generelle gesetzliche Einteilung lässt sich jedoch zwischen bezahlten und unbezahlten Abwesenheiten unterscheiden.

2.1. Bezahlte Abwesenheiten

Bezahlte Abwesenheiten bedeuten, dass Mitarbeiter trotz Fernbleiben von der Arbeit weiterhin ihren Lohn erhalten.

Rechtliche Grundlage dafür bildet § 616 BGB. Demnach besteht der Entgeltanspruch bei Abwesenheit nur dann, wenn der Mitarbeiter seine Arbeit aus persönlichen Gründen vorübergehend nicht erbringen kann.

Dies ist zum Beispiel der Fall in folgenden Situationen:

2.2. Unbezahlte Abwesenheiten

Unbezahlte Abwesenheiten sind Zeiten, in denen Beschäftigte nicht arbeiten und kein Gehalt gezahlt bekommen.

Beispiele dafür sind:

• Unbezahlter Urlaub
• Sabbaticals
• Elternzeit

Während der unbezahlten Freistellung ruht das Arbeitsverhältnis. In den meisten Fällen erhalten Arbeitnehmer Lohnersatzleistungen von anderen Stellen (z. B. Elterngeld während der Elternzeit).

3. Welche Abwesenheitsarten gibt es?

Grundsätzlich wird zwischen geplanten Abwesenheiten und ungeplanten bzw. Ad-hoc-Abwesenheiten unterschieden.

3.1. Übersicht Abwesenheitsarten

Geplante Abwesenheiten

• Urlaub
• Unbezahlter Urlaub
• Sonderurlaub 
• Betriebsurlaub 
• Gesetzliche Feiertage
• Sabbatical
• Elternzeit
• Mutterschutz
• Bildungsurlaub
• Mobile Arbeit

Ungeplante Abwesenheiten

• Krankheit
• Arbeitsunfall oder Wegeunfall
• Arztbesuche
• Pflege naher Angehöriger
• Betreuung erkrankter Kinder

4. Geplante Abwesenheiten

4.1. Urlaub

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub pro Kalenderjahr. Wie hoch der Urlaubsanspruch für Mitarbeiter tatsächlich ist, hängt von der Anzahl ihrer geleisteten Arbeitstage pro Woche oder pro Jahr ab.

4.2. Unbezahlter Urlaub

Wenn der reguläre Erholungsurlaub für das Kalenderjahr bereits ausgeschöpft ist, können Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub bei ihrem Arbeitgeber beantragen. Da der Mitarbeiter während dieser Freistellung keine Arbeitsleistung erbringt, erhält er auch kein Gehalt.

4.3. Sonderurlaub

4.4 Betriebsurlaub

Betriebsurlaub liegt vor, wenn das gesamte Unternehmen aus dringenden betrieblichen Gründen für eine vorab festgelegte Zeit stillgelegt wird.

Beispiele dafür sind:

• Betriebsstillstand bei Saisonbetrieben außerhalb der Saison
• Betriebsurlaub des einzigen Lieferanten des Unternehmens
• Urlaub einer wichtigen Person des Unternehmens (z. B. Inhaber einer Kanzlei)

4.5. Gesetzliche Feiertage

An gesetzlichen Feiertagen besteht in der Regel Anspruch auf bezahlte Freistellung von der Arbeit. Neben bundesweiten Feiertagen, die in ganz Deutschland gelten, gibt es weitere Feiertage, die die Bundesländer selbst festlegen. 

4.6. Sabbatical

Das Sabbatical oder Sabbatjahr bezeichnet eine längere unbezahlte Auszeit von der Arbeit, die in der Regel zwischen einem Monat und einem Jahr dauert. Die Freistellung wird einvernehmlich und geplant zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt.

4.7. Elternzeit

Elternzeit ist eine geplante, aber unbezahlte Auszeit vom Berufsleben für Mütter und Väter, die ihre Kinder selbst betreuen und erziehen. Jeder Elternteil hat dabei einen Anspruch auf bis zu 3 Jahre Elternzeit.

Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis und lebt mit Ende der Elternzeit wieder vollständig auf.

4.8. Mutterschutz

4.9. Bildungsurlaub

In fast allen Bundesländern – mit Ausnahme von Bayern und Sachsen – haben Beschäftigte einen gesetzlichen Anspruch auf Bildungsurlaub für eine Weiterbildung. In der Regel beträgt der Anspruch auf Bildungsurlaub 5 Tage pro Jahr. Der Lohn wird währenddessen weitergezahlt.

4.10. Homeoffice und Remote Work

Homeoffice und Remote Work sind besondere Formen der Abwesenheit: Mitarbeiter arbeiten zwar, sind aber nicht im Büro anwesend. Diese Zeiten sollten deshalb ebenfalls im Abwesenheitsmanagement berücksichtigt werden.

Das ist nicht nur aus Gründen der betrieblichen Planung sinnvoll – auch steuerlich kann eine korrekte Dokumentation wichtig sein, beispielsweise im Hinblick auf die Homeoffice-Pauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b oder 6c EStG) oder Nachweise gegenüber dem Finanzamt.

5. Ungeplante bzw. Ad-hoc-Abwesenheiten

5.1. Krankheit oder Freizeitunfall

Eine Krankheit, auch in Folge eines Freizeitunfalls, stellt eine ungeplante Abwesenheit von der Arbeit dar. Sind Arbeitnehmer krank und daher arbeitsunfähig, haben sie einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnfortzahlung von bis zu 6 Wochen.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Krankmeldung – Alle wichtigen Infos auf einen Blick.

5.2. Arbeitsunfall oder Wegeunfall

Auch Unfälle auf dem Weg zur oder während der Arbeit führen zu einer ungeplanten Abwesenheit. Wie bei einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit, haben Mitarbeiter hier ebenfalls einen Anspruch auf bis zu 6 Wochen Entgeltfortzahlung.

5.3. Arztbesuche

5.4. Pflege naher Angehöriger

Die Pflege naher Angehöriger kann plötzlich und kurzfristig notwendig werden.

Nach dem Pflegezeitgesetz (PflegeZG) haben Mitarbeiter Anspruch auf:

• Bis zu 10 Tage unbezahlte Freistellung bei einem kurzfristigen Pflegebedarf eines nahen Angehörigen (vgl. § 2 PflegeZG)
• Bis zu 6 Monate unbezahlte Freistellung bei einem längeren Pflegebedarf eines nahen Angehörigen, wenn im entsprechenden Unternehmen mindestens 15 Angestellte beschäftigt sind (vgl. §§ 3-4 PflegeZG)

5.5. Betreuung erkrankter Kinder

Gesetzlich krankenversicherte Eltern haben Anspruch auf eine Freistellung von der Arbeit, um ihr krankes Kind zu betreuen oder zu pflegen.

Während dieser Zeit können sie bei ihrer Krankenkasse Kinderkrankengeld beantragen. Dafür müssen in der Regel folgende Voraussetzungen gegeben sein:

• Das zu betreuende Kind ist unter 12 Jahre alt.
• Es gibt im Haushalt keine andere Person, die das Kind pflegen kann.
• Die Eltern bzw. das Elternteil ist gesetzlich krankenversichert.
• Es liegt eine ärztliche Bescheinigung über die Notwendigkeit der Betreuung vor.

6. Welche Ziele verfolgt ein effektives Abwesenheitsmanagement?

Ein effektives Abwesenheitsmanagement hilft Unternehmen dabei, Abwesenheiten so zu planen und zu steuern, dass sie den Betriebsablauf möglichst wenig beeinträchtigen.

Im Mittelpunkt stehen dabei folgende Ziele:

• Stabilität im Betriebsablauf sichern: Ein gutes Abwesenheitsmanagement sorgt dafür, dass Projekte und Prozesse auch dann weiterlaufen, wenn Mitarbeiter fehlen. Durch transparente Planung lassen sich Vertretungen rechtzeitig organisieren und Engpässe vermeiden.
• Zufriedenheit stärken: Wenn Abwesenheiten nach klaren Regeln gehandhabt werden, fühlen sich Mitarbeiter fair behandelt. Das schafft Transparenz und fördert die Zufriedenheit im Team.
• Rechtliche Sicherheit gewährleisten: Dank eines strukturierten Abwesenheitsmanagements behalten Unternehmen alle relevanten Gesetze und Vorschriften im Blick.

7. Wie Sie Abwesenheitstage in Ihrem Unternehmen optimal verwalten

Ein professionelles Abwesenheitsmanagement ist mehr als nur das Erfassen von Abwesenheitstagen Ihrer Mitarbeiter. Es sorgt auch dafür, dass Personalressourcen optimal eingesetzt werden und Teams zuverlässig planen können.

Gerade weil es verschiedene Abwesenheitsarten gibt, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Doch manuelle Methoden stoßen hier schnell an ihre Grenzen.

Adé Papierkram: So profitieren Sie von digitalem Abwesenheitsmanagement 

Ein digitales Tool wie timr bringt Ordnung in die Abwesenheitsverwaltung. Es schafft ein zentrales System, mit dem Sie alle Abwesenheiten im Unternehmen mühelos verwalten – ganz ohne Zettelwirtschaft und manuelle Prozesse.

Diese Vorteile bietet die digitale Zeiterfassung mit integriertem Abwesenheitsmanagement:

✅ Alle Abwesenheiten im Griff:
Erfassen Sie sämtliche geplante und ungeplante Abwesenheitsarten, wie Urlaube, Krankenstände, Dienstreisen oder Sonderurlaub – individuell anpassbar auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

✅ Zentrale Übersicht für alle Beteiligten:
Teamleiter, Mitarbeiter und HR-Verantwortliche sehen auf einen Blick, wer wann abwesend ist – dank transparenter und rollenbasierter Darstellung.

✅ Digitale Workflows statt Zettelwirtschaft:
Ihre Mitarbeiter beantragen Abwesenheiten direkt in der Software. Vorgesetzte prüfen, genehmigen oder lehnen mit einem Klick ab – jederzeit und von überall.

✅ Optimierte Ressourcenplanung:
Mit der zentralen Übersicht über alle geplanten Abwesenheiten koordinieren Sie Teams effizient und erkennen mögliche Engpässe frühzeitig.

✅ Schnelle Auswertungen & Reports:
Alle relevanten Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung. So erstellen Sie im Handumdrehen Auswertungen und behalten jederzeit den Überblick.

8. Tipps für Arbeitgeber zum Umgang mit Abwesenheiten

Tipp #1: Definieren Sie klare Regelungen

Bestimmen Sie intern, wie Abwesenheiten im Unternehmen gehandhabt werden.

Halten Sie diese Richtlinien in einem internen Leitfaden fest, der für das ganze Team zugänglich ist. Darin sollten Sie u. a. auch folgende Punkte klären:

• Wie sind Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder sonstige Anträge auf Abwesenheiten einzureichen?
• Welche Fristen gelten für Anträge auf Abwesenheiten?
• Wer übernimmt die Vertretung während der Abwesenheit?
• Wie erfolgt die Übergabe offener Aufgaben und laufender Projekte?

Tipp #2: Setzen Sie auf ein digitales Tool für Ihr Abwesenheitsmanagement

Nutzen Sie eine Software, um sämtliche Abwesenheiten im Team zentral zu verwalten. Dies hilft nicht nur dabei, den Papierkram zu reduzieren und den Überblick zu behalten.

Auch erkennen Sie so mögliche Muster (z. B. bei häufigen Krankmeldungen), können rechtzeitig auf Personalengpässe reagieren und erleichtern die Abstimmung zwischen HR, Vorgesetzten und Mitarbeitern.

Tipp #3: Fördern Sie eine offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern

Bleiben Sie mit abwesenden Arbeitnehmern im Austausch:

• Führen Sie persönliche Gespräche, wenn Mitarbeiter häufiger oder über längere Zeit abwesend sind. Unterstützen Sie Mitarbeiter bei einer Wiedereingliederung nach Krankheit, um die Rückkehr in den Arbeitsalltag zu erleichtern.
• Klären Sie individuelle Möglichkeiten zur Unterstützung – z. B. flexible Arbeitszeiten oder schrittweise Wiedereingliederung.
• Vergessen Sie nicht, Rückkehrgespräche zu führen. Ein kurzes Gespräch nach längerer Abwesenheit hilft beim Wiedereinstieg und bietet Raum für Fragen.

Tipp #4: Planen Sie vorausschauend

Abwesenheiten lassen sich nicht immer vermeiden, aber viele sind planbar. Nutzen Sie diese Planbarkeit aktiv, um Engpässe im Team zu vermeiden und die Arbeitsverteilung rechtzeitig anzupassen.

Auch hier ist ein digitales Zeiterfassungstool wie timr wieder von Vorteil. Denn damit lassen sich alle Abwesenheiten übersichtlich darstellen. Sie sehen auf einen Blick, wer wann verfügbar ist und können entsprechend planen.

So stellen Sie sicher, dass der Betrieb auch bei Urlaubszeiten, Weiterbildungen oder anderen geplanten Abwesenheiten wie gewohnt weiterläuft.